Que vérifier chaque soir avant de boucler sa journée de taxi ou de VTC ?
Cette checklist s'adresse aux chauffeurs de taxi et de VTC indépendants qui veulent terminer chaque service avec des chiffres justes, sans reconstituer la journée de mémoire le lendemain. Elle reprend les gestes décrits dans la tenue d'un carnet de courses fiable et dans la gestion des paiements en espèces, carte et plateforme, puis les organise en quatre temps : avant de partir, pendant le service, au moment de boucler et une fois par semaine. Imprimée et glissée dans le pare-soleil, elle se coche en cinq minutes en fin de journée.
Date : ______________ Réalisé par : ____________________
Avant de prendre le premier client
Noter la date, l'heure de début de service et le kilométrage au compteur
Vérifier que le carnet de courses, papier ou application, est prêt et que la journée précédente est bien bouclée
Relever le fond de caisse en espèces avec lequel on démarre, pour ne pas le confondre avec les recettes du jour
Vérifier que le terminal de paiement par carte est chargé et fonctionne
Inscrire l'objectif de recette du jour, calculé à partir du revenu net visé
Contrôler que les documents du véhicule et la carte professionnelle sont à bord
Pendant le service, à chaque course
Noter le montant encaissé juste après la course, jamais en fin de journée
Indiquer le mode de paiement : espèces, carte ou plateforme
Pour une course via plateforme, noter le montant net qui revient au chauffeur, et non le montant brut affiché
Rattacher à la course les suppléments, l'attente facturée et le pourboire éventuel
Noter l'heure et, si possible, le trajet ou la zone de la course
Enregistrer chaque frais au moment où il survient : plein, péage, stationnement, lavage
Photographier ou ranger le justificatif de chaque frais dès qu'il est remis
Au moment de boucler la journée
Noter l'heure de fin de service et le kilométrage au compteur, puis calculer les kilomètres du jour
Compter les espèces en caisse et vérifier qu'elles correspondent au fond de caisse plus les courses en espèces notées
Additionner les courses par carte et les comparer au récapitulatif du terminal de paiement
Additionner les courses via plateforme à partir de l'historique de l'application
Calculer la recette brute du jour, puis la recette nette après déduction des frais du jour
Comparer la recette du jour à l'objectif fixé le matin et noter l'écart
Vérifier qu'aucune course notée n'est sans montant ni sans mode de paiement
Mettre de côté les espèces qui excèdent le fond de caisse pour les déposer en banque
Une fois par semaine
Rapprocher les courses par carte des versements reçus sur le compte bancaire
Rapprocher les courses via plateforme des relevés de versement, commissions déduites
Vérifier que chaque frais de la semaine possède un justificatif lisible et daté
Calculer la recette par heure de service de la semaine et repérer les créneaux les plus faibles
Classer les justificatifs de la semaine dans le dossier du mois, papier ou numérique
Reporter les totaux hebdomadaires dans le suivi mensuel destiné au comptable
Comment utiliser ce modèle
La section de fin de journée se passe chaque soir, sans exception, même après un service court : c'est l'oubli d'une seule journée qui fausse ensuite tout le mois. La section hebdomadaire se fait de préférence à jour fixe, par exemple le dimanche soir ou le lundi matin.
Elle est remplie par le chauffeur lui-même. Dans une petite entreprise avec plusieurs chauffeurs, chacun remplit la sienne et l'exploitant relit les rapprochements de la semaine.
Les checklists cochées se conservent avec les feuilles de recettes du mois, dans un classeur ou dans un carnet numérique comme TaxiRegistre, qui totalise les recettes par mode de paiement et garde la photo des justificatifs. La durée de conservation des pièces comptables est à vérifier selon les textes en vigueur.
Le simulateur d'objectif de recette du jour proposé dans les ressources du site aide à fixer le chiffre à inscrire le matin dans la première section.
Pourquoi séparer les espèces, la carte et la plateforme au lieu de noter un seul total ?
Parce que les trois flux n'arrivent pas au même moment ni au même montant : les espèces sont en caisse tout de suite, la carte arrive avec un délai bancaire, la plateforme verse un montant net de commission selon son calendrier. Un total unique empêche de repérer une course oubliée ou une commission mal anticipée.
Que faire si le comptage des espèces ne correspond pas aux courses notées ?
Reprendre la liste des courses du jour dans l'ordre et chercher la course sans mode de paiement, le pourboire compté deux fois ou le frais payé en espèces non noté. Si l'écart persiste, l'inscrire tel quel avec un commentaire plutôt que de forcer les chiffres : un écart documenté vaut mieux qu'un total arrangé.
Faut-il vraiment noter les kilomètres et les heures chaque jour ?
Oui, car ces deux relevés donnent la recette par heure et le coût au kilomètre, les deux indicateurs qui disent si une journée a réellement rapporté. Ils servent aussi à justifier l'usage professionnel du véhicule auprès du comptable, selon le régime choisi, à vérifier avec lui.
Cette checklist convient-elle aussi à un chauffeur en micro-entreprise ?
Oui. Le régime change la façon de déclarer, pas l'intérêt de connaître sa recette réelle et ses frais. En micro-entreprise, les frais ne se déduisent pas, mais ils sortent quand même de la poche du chauffeur, et les suivre reste indispensable pour savoir ce que la journée laisse vraiment.
TaxiRegistre aide les chauffeurs de taxi et de VTC à tenir leur carnet de courses, à suivre leurs recettes et leurs frais, et à préparer sereinement leur déclaration et leur comptabilité.